Initiation

Formation complète

1 JOURS | 7 heures

PREREQUIS

• Avoir des notions de Microsoft Windows
• Etre à l’aise avec le matériel (souris et le clavier)

Utiliser efficacement sa messagerie et organiser ses activités

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OBJECTIFS DE FORMATION

• Savoir utiliser et organiser la messagerie électronique
• Savoir gérer ses rendez-vous et réunions dans son calendrier
• Gérer ses listes de contacts

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PROGRAMME

Prendre en main le logiciel

• Découvrir l’écran, la liste des dossiers
• Utiliser le ruban
• Notion A, CC, CCI
• Traiter ses message reçus (Répondre/ Transférer)
• Créer et intégrer une signature à son mail
• Insérer une pièce jointe et insérer une image dans le corps de texte

Gérer et automatiser sa messagerie

• Utiliser les options de message (envoi différé, bouton de votes…)
• Utiliser les accusés de lecture, accusés de réception
• Rechercher et trier des messages
• Gérer les rappels
• Prévenir de son absence (paramétrer le gestionnaire)
• Automatiser l’arrivée et le départ des messages (selon version utilisée)
  • Utiliser les couleurs, les affichages, les dossiers
  • Gérer et vérifier les courriers indésirables
  • Créer des règles de classement
• Gérer son dossier d’archivage (*.pst)
• Créer et modifier automatiquement la couleur et la police des messages entrants
  en fonction de l’expéditeur, de l’objet ou des destinataires

Utiliser les contacts et créer des listes de contacts

• Créer, gérer et supprimer des contacts
• Récupérer un contact à partir d’un message électronique
• Maitriser et gérer l’affichage des contacts, ajouter des champs pour compléter
  les informations de la fiche
• Créer une ou plusieurs listes de diffusion.

Utiliser son calendrier et gérer ses rendez-vous et réunions sur Outlook

• Planifier un rendez-vous (paramétrer selon les périodicités, Privé)
• Utilise les options de rendez-vous (rappel, privé…)
• Visualiser le calendrier d’un autre utilisateur (serveur Exchange requis)
• Partager son calendrier sur outlook et par email
• Créer, affficher ou supprimer un groupe de calendriers
• Organiser des réunions :
  • Créer une réunion
  • Inviter des participants, vérifier et sélectionner une plage horaire
    disponible pour l’ensemble des participants
  • Répondre à une demande de réunion
  • Assurer le suivi des réponses
• Gérer les confirmations et les annulations

Élaborer un document enrichi

• Comprendre le principe d’utilisation des tabulations
• Choisir, poser, déplacer et supprimer les taquets de tabulation
• Mémoriser et insérer des QuickParts (éléments réutilisables : formules de politesse, logos, blocs d’adresse, en-têtes et pied-de-page

Enregistrer ses tâches

• Créer une nouvelle tâche (objet, dates, rappel…)
• Modifier, assigner et paramétrer des tâches
• Afficher les tâches sur l’écran
• Créer un onglet dans la barre d’accès rapide

Perfectionnement

Formation complète

2 JOURS | 14 heures

PREREQUIS

• Avoir suivi le cours intiation ou avoir les connaissances de base
• Etre à l‘aise avec l’agenda
• Connaître l’environnement Windows et les produits Office

Approfondir votre utilisation, optimiser la gestion des messages, le calendrier et les contacts, personnaliser efficacement votre environnement

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OBJECTIFS DE FORMATION

• Améliorer la gestion de ses messages
• Gérer les rendez-vous dans son agenda.
• Suivre ses activités en utilisant les tâches.
• Partager, gérer et autoriset le partage de sa boîte aux lettres.

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PROGRAMME

Optimiser efficacement sa boite de réception

• Gérer les options des messages (importance, confirmation de lecture…)
• Prévenir de son absence (Exchange Server)
• Ajouter un indicateur rapide sur des messages
• Renvoyer un message
• Utiliser les boutons de vote
• Vérifier et gérer les courriers indésirables (bloquer des messages)
• Filtrer les messages et trier les dossiers de recherche
• Associer une couleur à un expéditeur avec la mise en forme conditionnelle
• Utiliser les actions rapides (règles ponctuelles)
• Créer des règles d’automatisation à réception d’un mail
• Paramétrer les alertes de nouveaux messages
• Créer et utiliser les dossiers et sous dossier de classement
• Archiver et gérer l’archivage des messages
• Le carnet d’adresse et les contacts :
  • Enregistrer une adresse à partir d’un message
  • Créer une liste de distribution (groupe), envoyer un mail avec la liste

Améliorer la gestion de l’Agenda

• Options des rendez-vous (rappel, privé…)
• Les rendez-vous particuliers (évènements, rendez-vous périodiques…)
• Paramétrer les catégories de calendrier
• Organiser des réunions (Exchange Server)
• Créer une réunion selon la disponibilités des participants, inviter les participants,
• Répondre à une demande de réunion et assurer le suivi des réponses

Créer et gérer des tâches

• Créer une tâche
• Assigner une tâche à une autre personne
• Gérer les tâches en cours (terminées, supprimées…)

Gérer l’accès de sa boîte aux lettres

• Gérer le partage de son agenda, sa liste de tâches, son carnet d’adresses
• Déléguer et paramétrer l’accès de sa boite aux lettres, définir les niveaux d’autorisations
• Créer un ou plusieurs calendriers de groupe
• Ouvrir l’agenda d’une autre personne
• Afficher plusieurs calendriers côte à côte
• Importer un des contacts d’un fichier CSV

Pour aller un peu plus loin

• Ajouter des icônes dans le barre d’accès rapide
• Utiliser et gérer l’option de correction automatique
• Créer et utiliser un modèle
• Créer et utiliser un QuickPart